Praktični nasveti za učinkovito delo v domači pisarni
Dobra organiziranost dela v času korona krize
Nenadoma smo soočeni z delom od doma! Velik del zaposlenih sedaj opravlja delo od doma, ob tem pa ne smemo pozabiti niti otrok, šolarjev, dijakov in študentov. Delo od doma je lahko zelo zahtevno, še posebej, ker je to nekaj novega. Novo nastala situacija je lahko pravi izziv, saj se nemalokrat pripeti, da starši delajo od doma, mlajša generacija pa se izobražuje na daljavo. Za vse tiste, ki se vsakodnevno soočate s tem, imamo nekaj koristnih nasvetov, kako dobro organizirati delo od doma.o
Jürgen Kurz, znani strokovnjak za učinkovitost, svetuje:
v domači pisarni velja načelo: "vse ima svoje mesto"!
Ne glede na to, kako je v stanovanju - ali jedilna miza še ni pospravljena ali otroci hitijo po hodniku - v vašem delovnem območju mora biti red na prvem mestu. V domači pisarni mora veljati načelo: "vse ima svoj prostor, vse mora biti na svojem mestu".
Jürgen Kurz pravi: "Ker doma morda nimate prostora za dodatne omare in police, lahko pisarniško opremo in dokumente pospravite v kartonske škatle in jih potisnete pod mizo."
Pregledno označeni dokumenti
Označevanje z etiketami - hitro in učinkovito
Pregledno označevanje pripomore k hitremu prepoznavanju dokumentov in predmetov. Pri tem so vam naše etikete v veliko pomoč. Etikete so primerne za tiskanje z običajnimi tiskalniki, lahko pa jih tudi ročno popišete. Z njimi označite dokumente, mape, registratorje, predale, škatle za shranjevanje, predalnike... Preberite si praktične nasvete, kako postati in ostati dobro organizirani v vaši domači pisarni.
Pozitiven stranski učinek: ko končate z delom, ga ta dan ne opravljajte več. V preostanku dneva se sprostite in uživajte v prostem času.
1. Delo od doma - oblecite se, kot bi se oblekli za delo v pisarni
Preprosta, a zelo učinkovita metoda: vstanite ob običajnem času, opravite vso jutranjo rutino in se oblecite, kot da greste v službo. Tako se boste zlahka osredotočili na delo. Kako bo videti video konferenca, če ste oblečeni, kot da ste se ravno zbudili? Verjetno nestrokovna in nikakor profesionalna.
Nasvet, če imate otroke:
Tudi za otroke velja, da morajo upoštevati red in pravila, saj se tako lahko bolj koncentrirajo na pouk na daljavo. Seveda je mamljivo je, da bi se ves dan sprehajali po stanovanju kar v pižami, vendar bi to slabo vplivalo na njihove vsakodnevne obveznosti.
2. Organizacija arhiva
Če boste škatle, mape in registratorje pregledno označili, bo selitev arhiva nazaj v pisarno potekala enostavneje. Zato je še kako pomembno, da ves vaš arhiv dobro in natančno označite. Tu vam lahko pomagamo mi: registratorje, račune, dokumente in druge dopise označite z našimi etiketami.
Nasvet: naša razširjena ponudba etiket v manjših zavitkih je idealna za delo v vaši domači pisarni, kjer ne potrebujete etiket v velikik 100-listnih zavitkih.
3. Delovno okolje
Če je le mogoče, ustvarite fiksno delovno okolje tako zase kot za vse ostale v vašem gospodinjstvu. Delovno okolje mora biti pregledno in urejeno, nuditi mora dovolj prostora za prenosni računalnik, knjige, dokumente in drugo pisarniško opremo. In, če je le mogoče, mora biti tudi ergonomsko. Potrebujete seveda mizo, pa naj bo to jedilna miza, kuhinjska miza ali otroška miza in seveda udoben stol. Če dokumentov zaradi pomanjkanja prostora ne morete imeti na mizi, jih zložite v škatlo in jo potisnite pod mizo ali jo odložite v shrambo.
Povsem neustrezno je opravljanje dela v postelji ali na kavču. To je dopustno le v skrajnem primeru, ko res ni prostora - in še to samo za branje dokumentov, spletnih člankov in drugega gradiva.
4. Seznami opravil
Naredite seznam opravil, bodisi za vsak dan posebej, tedenski seznam ali seznam projektnih del. Seznam vam bo v pomoč, saj boste točno vedeli, kaj vse ste že naredili in katera opravila vas še čakajo. Naši koledarji Chronobooks in notesniki Notizio vsebujejo učinkovit sistem za upravljanje časa, ki temelji na najnovejših spoznanjih, kot so: cilji, časovne omejitve, projekti in naloge ter številni drugi pripomočki.
Seznam domačih nalog
Tudi otroci delajo in se učijo veliko bolje in so bolj zbrani pri učenju doma, če imajo natančen in pregleden seznam nalog. Naj vaši otroci sami narišejo plane za učenje in druge sezname šolskih opravil. Barvite etikete, ki so v naši ponudbi, bodo zagotovo dodatna spodbuda. Etikete za ustvarjanje, s katerimi lahko ocenite opravljene naloge, so zelo priljubljene tako pri majhnih kot velikih otrocih.
5. Ostanite v stiku s kolegi
Pomembno je, da ne izgubite stika s sodelavci. Zdaj je poleg telefonskih pogovorov še več drugih načinov za komunikacijo.
Dogovorite se za sestaneke in jih organizirajte preko brezplačne video konference. Poleg uradnih video konferenc imate s sodelavci lahko tudi neformalne klepete ob kavi, kjer si izmenjate pomembne dnevne novice in ostanete v stiku.
Pozitivno in harmonično delovno vzdušje ter neformalna srečanja naredijo delo v osamljeni domači pisarni bolj zanimivo in zabavno. V trenutnih razmerah pa je smiselno spodbujati pozitivno in veselo delovno vzdušje!
6. Določite prednostne naloge
Sedite za mizo in pred vami se kopičijo gore papirja: razni dokumenti, nedokončani projekti, najnovejše raziskave in še in še. Kje začeti? Kako urediti? Kdaj? Globoko vdihnite in si skuhajte skodelico odlične kave! Po kratkem predahu nadaljujte z delom: uporabite računalnik, če pa vas bolj motivira klasičen organizacijski način, uporabite naše notesnike Notizio.
Sedaj imate vse, kar potrebujete za delo. Najboljše pa je, da se za uspešno opravljeno delo nagradite: vse zaključene naloge in projekte označite z barvnimi etiketami. Konec dneva ali tedna boste lahko videli, kaj vse ste naredili.
Namig: naši notesniki Notizio v živahnih barvah so še posebej lepi in vsestranski, tukaj ja naša široka in pestra ponudba.
7. Konferenčna dvorana v vašem domu
Ko ste delali v pisarni, ste za nemoten sestanek rezervirali konferenčno sobo. Tudi doma naj bo tako: če imate video ali telefonsko konferenco, vaši otroci ali zakonec v tem času ne bi smeli vstopiti v sobo. Tudi, če morate 20 minut delati zelo koncentrirano, vas ne bi smel nihče motiti. Kaj lahko naredite? Rezervirajte sobo. Naše odstranljive etikete so kot nalašč za to. Prilepite jih na vrata in označite čas, ko vas ne sme nihče motiti.
P.S.: če želite, da bo vsem razumljivo, kdaj nimajo vstopa v sobo, za oblikovanje opozorilnega znaka uporabite naše brezplačne predloge. Sedaj si nihče več ne bo upal vstopiti.
8. Fiksni delovni čas
Fiksni delovni čas je izredno pomemben, zlasti v domači pisarni. Čeprav na splošno velja, da smo ljudje manj učinkoviti v domači pisarni, je težava pogosto v tem, da si med delom ne vzamemo dovolj odmorov. Rezultat je napetost in zmanjšana učinkovitost.
Idealno v domači pisarni: delo v intervalih, na primer 30 - 45 minut. Ta čas si lahko uravnavate s pomočjo budilke. Vmes si vzemite kratke odmore in en daljši odmor za kosilo, po možnosti še za kratek sprehod. Vaš delovni čas dobro načrtujte in poskrbite, da med delovnim intervalom ne bo nobenih motenj.
Idealno v družinski pisarni: ko so doma tudi otroci, je vse nekoliko bolj zapleteno, a izvedljivo. Tudi šolarji se morajo čim bolj držati šolskega urnika, zato poskušajte večino svojega dela opraviti zjutraj. Po skupnem odmoru za kosilo si vzemite čas za pogovor z družino. Nato se otroci lahko igrajo, vi pa nadaljujete z delom. Če imate majhne otroke, lahko čas, ko otroci spijo, izkoristite za delo.
9. Ne pozabite si vzeti odmora
V trenutku, ko ste osredotočeni na delo, in ko je vaš seznam opravil zelo obsežen, ne smete pozabiti na enega najučinkovitejših načinov, kako ostati ves dan osredotočeni: odmor! Za čas za odmor si lahko pomagate tudi z budilko. Med odmorom popijte okusno kavo ali čaj, pojejte malo sadja in na stežaj odprite okno ali balkon. Ni nujno, da za dolgo, že 5 minut je dovolj. Med odmorom ne poskušajte obesiti perila ali hitro izprazniti pomivalnega stroja. Odmor je odmor!
Če je tudi vaša družina v družinski pisarni: uskladite čas! Med odmori se na hitro pogovorite z otroki in partnerjem, kajti sedaj so člani vaše družine vaši "novi" kolegi. In kratek klepet s sodelavci je dober za vse!
10. Naredite si udobno okolje
Pri delu od doma je zelo pomembno, da se počutite udobno, saj je delo v takšnem okolju veliko bolj prijetno in zabavno. Zakaj ne bi prostega časa, ki ste ga do sedaj lahko preživeli s prijatelji, izkoristili za polepšanje vašega doma in trenutnega delovnega okolja?
Tu najdete veliko brezplačnih predlog in koristne nasvete, kako polepšati domačo pisarno in stanovanje:
In še en prav poseben nasvet:
V težkih situacijah poskusite uporabiti humor, kajti smeh vam in vašim najbližjim v teh posebnih časih lahko vsaj malo pomaga in vas razvedri.
Če pa se res ne morete smejati, ker se vam zdi, da vam je spet vse ušlo iz rok: pojdite v svojo "konferenčno sobo" in na vrata prilepite etiketo z napisom "Zelo pomemben sestanek, 15 minut, v nobenem primeru ne moti". Nato vzemite s seboj fino skodelico kave ali čaja ali, še bolje, čokolade in 15 minut ne delajte ničesar. To vedno pomaga!
