Urejena pisalna miza

Za sestanek vaš sodelavec nujno potrebuje novi cenik. Vi pa imate le pet minut časa, da zberete vse potrebne informacije in se v miru pripravite na predstavitev. Ampak kaj ta čas počnete vi? Obupano iščete ustrezne dokumente. Vam je to znano?

Še dobro, da obstajajo tudi druge poti. S smiselno urejenim sistemom za odlaganje, boste iskane informacije našli v manj kot eni minuti. Organizacija odlaganja je manj zahtevna, kot si mislite. Priznani nemški strokovnjak za učinkovitost v pisarni, Jürgen Kurz, svetuje: "Postavite si vprašalnice, kot so: kje, kaj, zakaj...".  

• Zakaj bi nekaj odložil?
• Kam naj bi odložil?
• Kako naj shranim?
• Kako dolgo mora biti dokument shranjen?
• Komu je namenjen dokument?
• Kje naj bo shranjena skupna dokumentacija?

Pri organizaciji skupnih dokumentov ni nič narobe in nič prav. Na delovnem mestu je težko sprejeti odločitev, ali je računalnik, registrator ali pa odložna polica pravi kraj za shranjevanje. Pomembno pri sprejemanju te odločitve pa je, da so vanj vključeni vsi zaposleni, ki bodo skupno dokumentacijo potrebovali.

Tudi tukaj velja, da mora biti etiketa za označevanje jasna in razumljiva, da bodo vsi sodelujoči pri skupnem projektu dokumente shranjevali na pravilno mesto in pri tem redno spremljali, ali je dokumentacija še vedno aktualna ali ne.

S pomočjo različnih barvnih etiket si lahko organizirate podatke glede na različne tematske sklope, na primer po strankah ali letih. Z Avery Zweckform etiketami za registratorje bo vaše označevanje dokumentacije enostavno, pregledno in hitro. Različne barve etiket vam bodo omogočile boljšo preglednost dokumentov.

S pomočjo smernic za organizacijo dokumentov se boste lažje odločili, kaj spada kam. S pravilno označeno dokumentacijo boste skrajšali čas iskanja. Registratorji in pregradni kartoni so običajno označeni nepravilno in nečitljivo, saj je računalniško urejanje in tiskanje etiket "preveč težavno in zamudno".

Ni potrebno, da je temu tako! Avery Zweckform vam ponuja preprosto rešitev za oblikovanje preglednih etiket za registratorje, mape, arhive, registre in še mnogo več.
Da pa v vaši pisarni ne bo vladal nered, si vsaj enkrat letno postavite naslednji vprašanji:

1. Katere projekte smo že izpeljali in jih lahko arhiviramo?
2. Katere projekte iz arhivov ne potrebujemo več in jih lahko odstranimo?

Postavite si ta vprašanja kar sedaj - za urejeno označevanje dokumentov ni nikoli prepozno!

Pošta, ki jo prejmete od svojih sodelavcev, običajno leži povsod povprek. V večjih pisarnah je zato priporočljivo, da ima vsak zaposleni na pisarniški mizi tudi svoj namizni predalnik. Za preprosto označevanje le-teh uporabite Avery Zweckform mini etikete za označevanje. Etikete lahko opremite s svojim imenom, nazivom in logotipom podjetja. Ostale pomembne fukcije namiznih predalnikov pa so:

• Namizni predal vam pomaga pri odločitvi, katera pošta je pomembna in katera ni.
• Je dober pokazatelj vaše obremenitve in obilice dela. Več prejete pošte, večje obremenitve. Redno pregledovanje in prebiranje pošte je znak uravnoteženega dela.

Naslednji korak, kako do vedno urejene pisarniške mize, je določitev mesta shranjevanja vseh vaših pisarniških pripomočkov, kot so na primer pisala, sponke, luknjači in tako dalje. Priporočamo vam, da teh predmetov ne puščate kar povsod na mizi. Pospravite jih v namizne predalnike, škatle ali drug prostor za odlaganje. Tako bo vaša miza ostala prazna in pripravljena za delo.

Označite prostor, kamor boste odlagali pisarniške pripomočke in vedno boste vedeli, kje najdete tudi najmanjše malenkosti. Označevanje pa bo v veliko pomoč tudi vašim sodelavcem, ki bodo vedno vedeli, kam vrniti pripomočke, ki so si jih sposodili od vas. Namizne predalnike, škatle, posodice in koše lahko označite kar sami. To vam omogočajo Avery Zweckform etikete za organiziranje in označevanje ter naša brezplačna programska oprema. S programom Avery Design & Print boste etikete hitro in enostavno oblikovali in natisnili.